Planejamento: A escolha do local da festa

Imagem por St Paul Paul

Como não sou muito de “pular” carnaval, ia aproveitar para pôr em dia o blog. Mas cadê que consegui? rs…

Em um outro momento, escrevi sobre a escolha da data do evento. Hoje, vou tratar, em linhas gerais, sobre a escolha do local da festa.

Existem vários fatores para o sucesso de um evento, mas um dos principais é a escolha do local adequado. E sua definição e formatação dependem diretamente do tipo de evento que será realizado.

NOTA DO FABIO: Por local não se entende somente a região onde será realizado o evento, mas também (e principalmente) o próprio espaço físico.

O custo da locação não deve ser o único ponto a ser considerado

No caso do casamento, trata-se, normalmente, de um evento de pequeno (até 200 pessoas) ou médio (até 500 pessoas) porte, perfeito para um salão de festas de uma igreja, clube ou hotel, como também para uma casa de festas própria para esse evento. Também é possível fazê-lo em espaços ao ar livre como sítios e fazendas, mas é necessário adequá-los às exigências do evento, sobretudo quanto à infra-estrutura.

Foi muito bom ter feito meus cursos de gestão empresarial, bem como planejamento e organização de eventos, pois, neles, vi que são vários pontos a observar na escolha de um local para festa, não apenas o seu custo puro e simplesmente:

• Concentração local dos participantes: ou seja, a origem geográfica dos convidados. Por exemplo, se preocupar em definir um local fácil de ser encontrado por pessoas de fora da cidade. Se for um local mais distante, procure verificar se disponibilizam mapa (mesmo que virtual) e indicações;

• Facilidades de acesso: como são as vias de acesso? Existe facilidade de transporte, como ponto de taxi nas proximidades? Existe estacionamento para os carros dos convidados? É lugar de bom trânsito para pessoas idosas e deficientes físico? E para crianças? Podem movimentar-se à vontade? É possível preparar um espaço infantil?

NOTA DO FABIO: Quando começamos a procurar o espaço para nosso casamento, adoramos o salão que a igreja disponibilizava. Estava novinho, tinha piso em granito e não deixava nada a desejar a algumas casas de festa, mas para chegar ao salão, que ficava no segundo andar, o único acesso era pela escadaria. Desistimos, pois tínhamos diversos convidados idosos e, se houvesse alguém de cadeira de rodas, só conseguiria chegar na festa se fosse carregado. Isso foi crucial para descartarmos o local.

• Iniciativas locais a serem valorizadas: o bairro possui farmácias, hospital para o caso de uma emergência? Imprevistos acontecem e devem ser considerados;

• Segurança: policiamento na vizinhança, saída de emergência no espaço físico do evento, iluminação das vias de acesso, etc; tenho minhas dúvidas se uma bela vista realmente compensa ter que passar por áreas de alta periculosidade, como uma favela ou um local conhecido pelos assaltos corriqueiros por exemplo.

Todos esses pontos enquadram-se na ideia de logística, que foi concebida apenas para análise do planejamento de uma guerra, voltou-se  timidamente para a gestão empresarial com uma visão simples para entrada de matérias-primas ou o fluxo de saída de produtos e, hoje, evoluiu seu conceito para todas as formas de movimentos de produtos, serviços e informações de uma empresa (Os novos conceitos de logística como ferramenta gerencial, por Andréa Todescato, 2007).

Mesmo sem saber, trazemos uma noção de logística para nosso dia-a-dia e, para o planejamento de um casamento, vem bem a calhar. Por isso, pensem bem nos pontos acima ao escolher o local do evento.

Uma dica que uma das minhas professoras me deu foi atribuir notas de 1 a 5, de acordo com as carcterísticas acima citadas, para chegar ao local mais adequado. Obviamente, será aquele que somar mais pontos.

Guia de casa de festas no Rio de Janeiro

Aproveitando o tema, achei interessante trazer uma tabela feita pela Revista Sim!, de publicação do Jornal do Brasil, com um guia de casas de festas aqui do Rio de Janeiro. Apesar dos valores serem de 2008 (a matéria saiu na estreia da revista em maio/2008), acho que dá para ajudar vocês a terem uma ideia dos preços do salão de festas dos seus sonhos. Além disso, é útil por conter endereços (real e virtual), bem como capacidade de convidados e observações sobre outros serviços.

NOTA DO FABIO: Tenho comprado todas as edições desta revista, pois gostei da proposta deles. Além das reportagens normais de pauta, eles sempre fazem um guia sobre algum item do casamento, como se fosse uma ficha técnica direcionada.

No Rio, temos poucas opções de material sobre casamento e, à exceção das revistas de decoração, as outras têm sido mais catálogos de fornecedores do que publicações de notícias e dicas. Por isso, é importante a entrada de sangue novo para dar uma movimentada na concorrência.

Aliás, mais um motivo que me levou a acompanhar a revista! Escrevi mais ou menos isso para a redação deles e fui prontamente atendido. Eles realmente possuem um canal aberto com os leitores e mostram que fazem questão de responder todos os e-mails recebidos. E qual não foi minha surpresa quando vi minha mensagem reproduzida na seção “Falem conosco” da edição nº 3, que saiu em dezembro de 2008? Achei o máximo! Ainda mais com a resposta que recebi! Já pensaram eu ser entrevistado? Bom, vou fazer isso acontecer com muito trabalho.

Enfim, gostaria de agradecer à Revista Sim!, na pessoa da Diretora de Projeto Isabella Tanure, que gentilmente autorizou que a reprodução, neste blog, do guia de casas de festas que eles publicaram. Desejo sucesso e que vocês continuem “ouvindo” seu público, pois a evolução da revista será contínua e duradoura.

OBS: Vale informar que o Hotel Glória estará fechado para reforma e reformulação até julho de 2011 (informação confirmada no site do hotel) e, quanto ao Le Buffet, não sei se é oficial, mas ouvi falar que fecharia suas portas em 2009. É preciso confirmar.

OBS 2: Clique no link abaixo para fazer o download da tabela completa com endereços.

Guia de salões – Revista Sim

Referência: CAVALCANTI, Bia. Guias de salão: Onde vai ser a recepção? Revista Sim!, Editora JB, Rio de Janeiro, Número 1, p. 34-40, Ano I, Maio/2008.

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